EXCELERÍZATE VISUAL / #116

Formato condicionalen Excel.

Haz visibles las cifras que merecen atención.

Resalta ventas superiores a $100,000 y localiza estados Pendiente. Cambia una regla, su rango o un dato y observa qué celdas cumplen la condición.

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Ventas · importes mayores a $100,000EJEMPLO #116

B2:B7 → Formato condicional → Mayor que

Ventas · importes mayores a $100,000: datos del recurso #116
Fila	Asesor	Ventas	Destacada
2	Ana	95,000
3	Luis	128,000	Destacada
4	Elena	72,000
5	Diego	142,000	Destacada
6	Omar	88,000
7	Karla	110,000	Destacada

Cumplen la regla de ventasLuis, Diego y Karla · la base conserva seis filas3 asesores

CASO ORIGINAL #116 · LÍMITE 100000

Aprende con un caso práctico. Concepto → ejemplo → guía descargableMicrosoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016 · pasos de escritorio

¿Qué es el formato condicional y para qué sirve?

El formato condicional aplica una apariencia a las celdas que cumplen una regla. Ayuda a detectar cifras o textos relevantes en una tabla: ventas superiores a una meta, importes dentro de un intervalo o estados pendientes de seguimiento. La regla evalúa los datos del rango elegido.

En el original #116 hay seis asesores. Luis vende 128000, Diego 142000 y Karla 110000: sus tres importes superan 100000. En otra columna, los estados de Elena y Omar contienen Pendiente. Por eso el ejemplo combina tres celdas verdes de Ventas con dos amarillas de Estado.

El caso: ventas y seguimiento de seis asesores

Base original para pegar desde A1
A · Asesor	B · Ventas	C · Estado
Ana	95000	Al día
Luis	128000	Al día
Elena	72000	Pendiente
Diego	142000	Al día
Omar	88000	Pendiente
Karla	110000	Al día

La suma de las seis ventas es 635000. Cambiar las reglas de presentación conserva ese total y las seis filas. Si editas una venta, sí cambia el dato y puede cambiar tanto el total como la celda resaltada.

Practica: cambia reglas, rangos y datos

Prueba Mayor que 128000: solo Diego cumple. Cambia a Igual a con el mismo límite y queda Luis. Después usa Entre 88000 y 110000 para incluir a Omar, Ana y Karla. Cada marca de color va acompañada de texto para que puedas comprobar la condición sin depender del color.

Una regla de ventas y una señal de cobranza

La tabla reproduce los seis asesores del original #116. Se resaltan las celdas que cumplen cada regla; las seis filas permanecen visibles. Edita un dato o un criterio para comprobar el cambio.

Activar regla de Ventas

ComparaciónAplicar a VentasValor de comparación

Usar H2 como límite; I2 para el segundo límite

El criterio se escribe directamente en la regla. Activa la referencia a H2 para probar el consejo de la guía.

Resaltar texto en EstadoTexto que contiene · C2:C7

Busca un fragmento literal sin distinguir mayúsculas. La práctica no interpreta comodines *, ? o ~.

A1:C7 · las seis filas siguen en la tabla
Asesor	B · Ventas	C · Estado
AnaFila 2	No cumple	No contiene
LuisFila 3	Cumple la regla	No contiene
ElenaFila 4	No cumple	Contiene el texto
DiegoFila 5	Cumple la regla	No contiene
OmarFila 6	No cumple	Contiene el texto
KarlaFila 7	Cumple la regla	No contiene

Desliza la tabla o enfócala y usa las flechas para consultar sus columnas. Los textos “Cumple la regla” y “Contiene el texto” acompañan al color.

Celdas de Ventas resaltadas

Celdas de Estado resaltadas

Suma de las seis ventas actuales: 635,000. Cambiar una regla o su rango no cambia ese total. Editar un importe sí modifica el dato.

Ver configuración para Excel

Inicio > Formato condicional > Reglas para resaltar celdas
Rango: B2:B7
Regla: Mayor que
Criterio: 100000
Formato: relleno verde

Rango: C2:C7
Regla: Texto que contiene
Criterio: Pendiente
Formato: relleno amarillo

La práctica exige ventas numéricas completas, hasta nueve dígitos enteros y dos decimales. No simula comparaciones numéricas de celdas vacías o texto ni conflictos de prioridad: las dos reglas afectan columnas distintas. La copia usa punto decimal y conserva los estados como texto literal. En Excel, revisa Administrar reglas para confirmar rangos y orden.

Cómo aplicar formato condicional en Excel

Reinicia la práctica, copia la tabla y pégala en A1 de una hoja vacía. La base queda en A1:C7; la copia también sitúa valores de límites en H2 e I2.
Selecciona B2:B7. Usa Inicio → Formato condicional → Reglas para resaltar celdas → Mayor que.
Escribe 100000 y elige un relleno verde. Confirma: deben resaltarse las ventas de Luis, Diego y Karla.
Selecciona C2:C7 y crea una regla Texto que contiene. Escribe Pendiente y elige relleno amarillo.
Comprueba los estados de Elena y Omar. Los demás datos siguen visibles y no se han sustituido por colores.
Abre Inicio → Formato condicional → Administrar reglas para revisar el criterio, el formato y el campo Se aplica a de cada regla.

Mayor, menor, entre e igual: el límite importa

Reglas calculadas sobre las ventas originales B2:B7
Regla	Coincidencias	Por qué
Mayor que 100000	Luis, Diego, Karla	Exige un valor estrictamente superior
Menor que 95000	Elena, Omar	Ana es igual al límite y queda fuera
Entre 88000 y 110000	Ana, Omar, Karla	Incluye ambos límites
Igual a 128000	Luis	Requiere la misma cantidad

La práctica admite ventas numéricas completas. Si vacías una venta, deja pendiente la evaluación numérica hasta corregir la captura. Esto evita confundir un dato faltante con una venta de cero. Para analizar celdas vacías o números guardados como texto en tu archivo, revisa primero los tipos y la regla concreta de Excel.

Texto que contiene y el rango Se aplica a

Texto que contiene busca un fragmento. En esta práctica, PENDIENTE también encuentra Pendiente, y No pendiente contiene el mismo fragmento. Si necesitas identificar un estado exacto, revisa tu criterio antes de utilizar el color como señal operativa. El simulador cubre texto literal y no interpreta comodines.

El rango es tan importante como la condición. Si aplicas Mayor que 100000 a B2:B6, Karla queda fuera porque está en B7: solo se resaltan Luis y Diego. Su venta sigue siendo 110000. En Administrar reglas, confirma que Se aplica a abarque todas las celdas que quieres evaluar, sin incluir el encabezado por accidente.

Usa H2 para cambiar la meta sin editar la regla

El consejo del original consiste en escribir el límite en una celda. Coloca 100000 en H2 y usa =$H$2 como criterio de Mayor que. Al cambiar H2 puedes revisar otro umbral. Los signos $ fijan la referencia a esa celda.

Activa Usar H2 en la práctica y copia la configuración para consultar los pasos. Copiar la tabla traslada los datos y límites; después debes crear las reglas en Excel. La copia no lleva rellenos ni reglas de formato condicional.

Qué revisar si una celda no se resalta como esperabas

Confirma que la celda esté dentro de Se aplica a. Una regla correcta no alcanza una fila fuera del rango.
Distingue Mayor que de Igual a. Un valor idéntico al límite no supera el límite.
Comprueba que las cantidades sean números y que el separador decimal coincida con tu configuración de Excel.
Revisa el orden en Administrar reglas cuando varias reglas afecten las mismas celdas. En este ejercicio las reglas ocupan columnas distintas.
Para quitar una señal automática, administra o borra su regla. Cambiar manualmente el relleno no corrige el criterio que la produce.

Compatibilidad y fuentes de consulta

Estas reglas están disponibles en versiones de Excel de escritorio indicadas en la guía; los nombres y paneles pueden variar entre Windows, Mac y la Web. El ejercicio se centra en comparaciones y texto, sin escalas de color, barras de datos ni reglas con fórmulas personalizadas.

Resuelve tus dudas

Preguntas frecuentes sobre Formato condicional

¿Cómo resalto valores mayores a una cantidad?

Selecciona las celdas numéricas, abre Inicio → Formato condicional → Reglas para resaltar celdas → Mayor que y escribe el límite. En B2:B7, el valor 100000 resalta a Luis, Diego y Karla.

¿La regla Entre incluye los extremos?

Sí. En el ejemplo, Entre 88000 y 110000 incluye a Omar con 88000 y a Karla con 110000, además de Ana con 95000.

¿Por qué no se resalta la última fila?

Revisa Se aplica a en Administrar reglas. Si el rango termina en B6, no evaluará la venta de Karla en B7 aunque supere el límite.

¿El formato condicional cambia los datos?

La regla cambia la apariencia de las celdas que cumplen el criterio. No elimina filas ni modifica las ventas. Editar un importe sí cambia el dato de origen.

¿Puedo usar una celda como límite?

Sí. Escribe la meta en H2 y usa =$H$2 en el criterio de la regla. Así puedes cambiar el umbral desde esa celda. Comprueba tanto la referencia como el rango de aplicación.

Elaborado por Excelerizate a partir de la guía Visual #116. Los datos se usan con fines didácticos.